Generelt
God og effektiv kommunikation er en væsentlig del af at være Danmarks
bedste golfklub. God og effektiv kommunikation handler blandt andet om
at vise hinanden respekt ved at svare på forespørgsler og ved at
overholde aftaler og tidsfrister. Da GGK er en klub, som sprudler af
initiativ, og hvor der ofte sættes initiativer i gang med kort varsel,
forventes det, at klubbens nøglepersoner, elitespillere, ynglingespillere,
juniorspillere og mikroforældre til stadighed holder deres mailadresse
opdateret i Golfbox, og at mails læses og eventuelt besvares dagligt.
Hvis mails ikke håndteres som beskrevet ovenfor, ødelægger det klubbens
mulighed for at arbejde effektivt, og samtidig er det stærkt
demotiverende for det bagland, som hele tiden arbejder for at gøre
klubben endnu bedre. Mail
En af de primære kanaler for information i klubben er mail.
Når der sendes mails ud til en gruppe af medlemmer, foregår det ved, at der
laves en søgning på den pågældende gruppe i medlemskartoteket (Golfbox),
hvorefter de registrerede mailadresser sættes ind i mailen. – Derfor er
det meget vigtigt, at medlemmerne altid informerer sekretariatet,
når de skifter mailaddresse.
De respektive områder sørger for, at medlemmerne mindes om, at de
skal kontrollere deres kontaktoplysninger i forbindelse med træning,
møder og lignende.
Behandling af modtagne mails
AKTION
Hvis afsenderen af en mail ønsker at få svar fra alle primære
modtagere (adressater i "Til:" feltet) skrives "AKTION:" foran
overskriften i "Emne:".
Alle sekundære modtagere (adressater i "CC:" feltet) må svare på
mailen, hvis de vurderer, at der er behov for det.
INFO
Hvis afsenderen af en mail ikke er afhængig af svar på sin mail
skrives "INFO:" foran overskriften i "Emne:".
|
*** Hvis afsenderen bare skal give modtagerne en
kort besked kan dette gøres ved at skrive "***" foran den fulde
besked i "Emne:". På den måde slipper modtagerne for at åbne
mailen.
Man bør desuden være opmærksom på følgende vedrørende
udsendelse af informations-mails til større grupper:
-
Personer i TIL kan ses af alle modtagere af mailen
-
Personer i CC kan ses af alle modtagere af mailen
-
Personer i BCC kan ikke ses af andre modtagere.
-
Hvis
man ikke ønsker sin e-mail adresse opsnappet i
forbindelse med virus eller lignende, kan man ønske ikke
at være en del af store distributionslister men så går
man dermed også glip af information.
-
Den
nemme løsning er, at afsenderen af mailen indsætter ALLE
modtagerne i BCC frem for TIL/CC – dermed er de usynlige
for de øvrige modtagere, og vi undgår at virus eller
hackere, der misbruger mailsystemet, får adgang til vore
e-mail adresser.
Brev
Der er mulighed for at kommunikere via brev, i situationer hvor det
ikke er hensigtsmæssigt, at benytte de gratis kommunikationsmuligheder.
Sådanne breves sendes via sekretariatet, og udgiften konteres den
pågældende afdeling.
Postbakker
Når klubben modtager post, der er adresseret til
nøglepersoner i organisationen, lægges det i den pågældende
persons postbakke. Det forventes at nøglepersonerne checker
sine postbakker jævnligt. Opslag
Alle nøglepersoner i klubbens organisation har mulighed for
at kommunikere med medlemmerne via opslag ved putting green
eller i klubhuset.
Den der sætter et opslag op er ansvarlig for at fjerne det igen,
når det ikke længere er aktuelt.
Klubbens hjemmeside
Alle nøglepersoner i klubbens organisation kan få publiceret
nyheder og indlæg på klubbens hjemmeside.
Tekst og eventuelt billedmateriale mailes til webmasteren eller
sekretariatet.
Klubbladet
Det forventes at alle afdelinger bidrager med materiale til
hvert nummer af klubbens medlemsblad.
Materialet mailes til sekretariatet.
Medierne
Turneringsresultater, gode historier og oplysninger om
aktiviteter i klubben formidles til medierne klubben.
Tekst og eventuelt billedmateriale mailes til sekretariatet. |
